Die Abrechnung pflegerischer Leistungen erfolgt zukünftig in einem einheitlichen, durchgängig elektronischen Verfahren. Dabei werden sämtliche Bestandteile der Abrechnung elektronisch an die Pflegekassen übertragen. Ziel ist die vollständige Ablösung papierbasierter Dokumente, sodass eine parallele Nutzung von Papier- und elektronischen Dokumenten nicht mehr vorgesehen ist. Der Prozess wird unter Einbezug der Telematikinfrastruktur (TI) und digitaler Signaturen umgesetzt, basierend auf der Einvernehmlichen Festlegung sowie der Vereinbarung nach § 105 Abs. 2 Satz 2 SGB XI für die vollelektronische Abrechnung.
Nach einer über 12-monatigen Testphase wurde das neue Verfahren vom 1. Januar bis zum 31. März 2025 erprobt. Seit dem 1. April 2025 ist die vollelektronische Abrechnung in den Produktivbetrieb übergegangen.
Verfahren des elektronischen Datenaustauschs für ambulante Pflegesachleistungen
Ab dem 1. April 2025 können ambulante Pflegesachleistungen nach zwei Verfahren abgerechnet werden:
- Datenaustausch außerhalb der TI: Fortführung des bisherigen Verfahrens mit Übermittlung der DTA-Abrechnung und Leistungsnachweise in Papierform.
- Datenaustausch innerhalb der TI: Vollelektronische Abrechnung.
Alle Pflegedienste haben seit dem 1. April 2025 die Möglichkeit, ihre Abrechnungen vollelektronisch über das Kommunikationsverfahren KIM (Kommunikation im Medizinwesen) an die Kostenträger zu übermitteln. Voraussetzung dafür ist die Anbindung an die Telematikinfrastruktur.
Das neue Verfahren wird das bisherige DTA-Verfahren nach aktuellem Stand ab dem 1. Oktober 2027 vollständig ablösen und ab diesem Zeitpunkt für alle Pflegeeinrichtungen verpflichtend. Eine Abrechnung in Papierform entfällt dann endgültig.
Leistungen, die über die vollelektronische Abrechnung abgerechnet werden können
- § 36 SGB XI (Pflegesachleistung)
- § 39 SGB XI (Verhinderungspflege)
- § 45b SGB XI (Entlastungsleistungen)
- § 37 Abs. 3 SGB XI (Beratungsbesuche)
- HKP-Leistungen
Neuer Zeitplan (Stand 01/2026)
Der Start der verpflichtenden vollelektronischen Abrechnung für ambulante Pflegeeinrichtungen wurde verschoben. Entgegen der ursprünglichen Planung beginnt die verpflichtende Nutzung nicht zum 01.12.2026, sondern erst zum 01.10.2027. Bis zu diesem Zeitpunkt bleibt die Abrechnung weiterhin in den bislang zulässigen Abrechnungsverfahren möglich.
Nach dem neuen Zeitplan ist die vollektronische Abrechnung der Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI ab dem 01.02.2027 möglich. Ebenfalls ab diesem Datum wird die vollelektronische Abrechnung von HKP-Leistungen eingeführt. Beide Leistungsbereiche können somit ab Februar 2027 elektronisch abgerechnet werden, sind zu diesem Zeitpunkt jedoch noch nicht verpflichtend.
Ab dem 01.10.2027 gilt dann einheitlich:
Die Abrechnung von Leistungen nach dem SGB XI, der Beratungsbesuche nach § 37 Abs. 3 SGB XI sowie der HKP-Leistungen ist ausschließlich vollelektronisch über die Telematikinfrastruktur zulässig. Eine Abrechnung auf Papier ist ab diesem Stichtag nicht mehr möglich.
Für die stationäre Pflege gibt es momentan noch keine Vorgaben zum vollelektronischen Abrechnungsverfahren.
Empfehlung zur Umsetzung
Nach Rücksprache mit verschiedenen Softwareanbietern sind die technischen Voraussetzungen für die vollelektronische Abrechnung noch nicht vollumfänglich geschaffen. Zudem haben viele Leistungserbringer noch keine Anbindung an die TI vorgenommen. Im Rahmen des Erprobungsverfahrens wurden einige Fehler identifiziert, deren Behebung aktuell mit Hochdruck erfolgt.
Der VDAB empfiehlt daher, zunächst mit den entsprechenden Softwareanbietern sowie den Kassen in Kontakt zu treten und die notwendigen Schritte für die Integration des neuen Verfahrens zu planen.
