Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Regelungen zur Ausstellung von Rechnungen nach § 14 UStG für nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern regelmäßig eine elektronische Rechnung (E‑Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser verpflichtenden E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Insbesondere private Endverbraucher sind von diesen Regelungen nicht betroffen.
Mit dieser Maßnahme soll insbesondere der Umsatzsteuerbetrug bekämpft werden. Zielsetzung ist, dass mittelfristig der Rechnungsversand und -empfang über sogenannte „E-Plattformen“ abgewickelt wird.
Zahlreiche Fragen und Antworten zur Einführung der verpflichtenden E-Rechnung zum 1. Januar 2025 stellt das Bundesfinanzministerium auf seiner Website bereit.
Was ist eine E-Rechnung?
1. Rechtslage bis zum 31. Dezember 2024
Neben Papierrechnungen konnte bereits bisher mit Zustimmung des Empfängers eine elektronische Rechnung ausgestellt werden. Für bis zum 31. Dezember 2024 ausgeführte Umsätze gilt als elektronische Rechnung eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (z. B. ein PDF-Dokument oder eine E-Mail mit den Rechnungspflichtangaben).
2. Rechtslage ab dem 1. Januar 2025
Ab dem 1. Januar 2025 wird durch § 14 Absatz 1 UStG der Begriff der elektronischen Rechnung neu definiert. Zukünftig liegt eine elektronische Rechnung nur dann vor, wenn die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht
Elektronische Rechnungen müssen bestimmte Vorgaben erfüllen, die in der Europäischen Norm EN 16931 festgelegt sind.
Aktuell entsprechen in Deutschland die Formate „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0) und „XRechnung“ der Norm. Das PDF-Format entspricht nicht der Norm.
Wer ist betroffen?
Grundsätzlich ist jeder betroffen, der im umsatzsteuerlichen Sinne als Unternehmer gilt. Dazu zählen auch Steuerpflichtige, die Kleinunternehmer sind oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen.
Welche Fristen gelten?
01.01.2025 | Der Vorrang der Papierrechnung entfällt. Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen können und kann E-Rechnungen versenden. In den ersten beiden Jahren dürfen Papierrechnungen weiterhin versendet werden (ohne Zustimmung des Empfängers). Andere elektronische Rechnungsformate (PDF etc.) dürfen nur noch mit Einwilligung des Empfängers versendet werden.
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01.01.2027 | Unternehmen > 800.000 € Vorjahresumsatz müssen B2B E-Rechnungen versenden. Unternehmen mit < 800.000 € Vorjahresumsatz dürfen noch sonstige Rechnungen (Papier, PDF etc.) versenden. EDI Verfahren (Electronic Data Interchange) dürfen unverändert eingesetzt werden.
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01.01.2028 | Alle Unternehmen müssen B2B-E-Rechnungen an inländische Unternehmen versenden. EDI-Systeme müssen an die gesetzlichen Bestimmungen angepasst werden.
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Ab dem 01.01.2025 müssen alle Unternehmer im umsatzsteuerlichen Sinne in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Eine Zustimmung des Empfängers ist hierfür nicht mehr erforderlich.
Für die Verpflichtung zum Versand von E-Rechnungen gelten Übergangsregelungen bis zum 31.12.2027. Daher besteht zunächst kein unmittelbarer Handlungsbedarf im Bereich des Rechnungsausgangs. Dennoch ist es ratsam, sich frühzeitig mit den zukünftigen Prozessen für den Versand von E-Rechnungen auseinanderzusetzen, sofern die Regelungen relevant sind.
Welche Ausnahmen gelten?
Die Regelungen zur verpflichtenden E Rechnung gelten nur, wenn überhaupt eine umsatzsteuerliche Pflicht zur Ausstellung einer Rechnung besteht. Daher gelten die Regelungen nicht
• bei Rechnungen an Endverbraucher (sogenannte B2C-Umsätze) und
• für viele steuerfreie Umsätze (z. B. steuerfreie Finanzdienstleistungen, steuerfreie Grundstücksvermietungen).
In diesen Fällen ist die Ausstellung einer Rechnung aus umsatzsteuerlicher Sicht regelmäßig freiwillig.
Auch wenn eine umsatzsteuerliche Verpflichtung besteht, eine Rechnung auszustellen, braucht diese nicht als E Rechnung ausgestellt zu werden bei
• Kleinbeträgen (bis 250 Euro Bruttobetrag, § 33 UStDV),
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV),
• Leistungen, die von Kleinunternehmern erbracht werden (§ 34a UStDV)
• Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind (z. B. viele Vereine)
• bestimmten Leistungen an Endverbraucher im Zusammenhang mit einem Grundstück.
In diesen Fällen kann auch eine sonstige Rechnung ausgestellt werden.
Rechnungen an die öffentliche Verwaltung (sogenannte B2G Umsätze) fallen nicht unter die umsatzsteuerlichen Regelungen für die verpflichtende E Rechnung, wenn die Verwaltung nicht als Unternehmen handelt. Allerdings sind bereits seit dem 27. November 2020 Lieferanten und Dienstleister auf Grundlage der E Rechnungsverordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung gegenüber öffentlichen Auftraggebern verpflichtet. Diese Regelungen (z. B. ERechV des Bundes) sind neben umsatzsteuerlichen Verpflichtungen zu beachten.
Welcher Handlungsbedarf ergibt sich?
Da der E-Rechnungsversand ab dem 01.01.2025 keiner Zustimmung des Empfängers mehr bedarf, ist das Anlegen einer E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang ratsam, die auf Nachfrage weitergeben werden kann.
Es sollte sichergestellt werden, dass eingehende E-Rechnungen in einem lesbaren Format dargestellt werden können. Dafür wird ein entsprechendes Viewer-Programm benötigt. Es empfiehlt sich, mit einem Steuerberater oder IT-Dienstleister abzuklären, ob für die eingesetzte Buchhaltungssoftware bereits geeignete Lösungen verfügbar sind.
Für den Rechnungsausgang ist zunächst zu prüfen, ob die neuen Anforderungen relevant sind. Dies ist der Fall, wenn Rechnungen an andere Unternehmen im umsatzsteuerlichen Sinne gestellt werden. Es ist ratsam, mit einem Steuerberater oder IT-Dienstleister Rücksprache zu halten. Darüber hinaus ist es sinnvoll, bis zum Ende der Übergangsfrist die Stammdaten von Kunden, die E-Rechnungen erhalten, zu aktualisieren und deren E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang zu erfassen.
